Externalisation saisie de facture

L’externalisation de la saisie de factures est une pratique de plus en plus courante. Elle permet de déléguer la gestion et le traitement de vos données comptables à des tiers spécialisés. Que ce soit pour les factures fournisseurs ou clients, ce processus offre une solution clé en main pour une comptabilité optimisée. Découvrez comment enregistrer un paiement, comment faire pour enregistrer un fournisseur et quelles types de tâches peuvent être externalisées.

Comprendre l’externalisation de la saisie de facture

L’externalisation de la saisie de facture est une stratégie adoptée par les entreprises pour gagner en efficacité et en précision. Elle consiste à confier la saisie et la gestion des factures à un prestataire externe spécialisé. Cette pratique est notamment motivée par le caractère routinier et chronophage de ces tâches, qui peuvent détourner l’entreprise de son cœur de métier.

L’externalisation peut concerner diverses opérations, allant de la saisie des factures fournisseurs à celle des factures clients. Elle peut également inclure le suivi des factures, l’enregistrement des règlements clients, le traitement des factures impayées, et bien plus encore.

La saisie de factures implique l’utilisation de logiciels de gestion commerciale, souvent de type SaaS (Software as a Service), qui peuvent simplifier et automatiser de nombreuses tâches.

Il convient toutefois de noter que l’externalisation implique une certaine perte de contrôle sur ces processus, et nécessite une confiance certaine dans le prestataire choisi.

Les avantages de l’externalisation de la saisie de facture

L’externalisation de la saisie de facture offre de nombreux avantages. Parmi ces derniers, on compte notamment la réduction des coûts. En effet, externaliser ce processus permet de minimiser les dépenses liées à l’embauche et à la formation de personnel dédié à cette tâche.

• Optimisation du temps : Comme la saisie de facture est une tâche qui peut être chronophage, l’externaliser permet aux équipes internes de se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée.

• Expertise garantie : En confiant cette tâche à un prestataire spécialisé, l’entreprise bénéficie d’une expertise et d’une précision accrue dans la saisie et la gestion des factures.

• Flexibilité : L’externalisation offre également une plus grande flexibilité, car elle permet d’adapter le volume de travail à la demande, sans avoir à gérer les contraintes liées à la gestion de ressources humaines internes.

• Maîtrise des risques : Enfin, l’externalisation permet de réduire les risques d’erreur dans la saisie des données, car le prestataire dispose généralement d’outils et de processus optimisés pour ce type de tâche.

Quels types de tâches peut-on externaliser ?

L’externalisation peut couvrir un large éventail de tâches liées à la saisie des factures. Voici quelques exemples de tâches spécifiques qui peuvent être déléguées à un prestataire externe :

• Saisie des factures fournisseurs et clients : Cela englobe l’entrée des données de chaque facture dans le système de gestion de l’entreprise.
• Gestion des factures impayées : Le prestataire peut suivre les factures impayées et gérer les relances nécessaires.
• Enregistrement des règlements clients : Cela comprend la saisie des informations de paiement dans le système comptable.
• Traitement des notes de frais : Le prestataire peut prendre en charge la saisie des données relatives aux notes de frais des employés.
• Gestion de la base de données fournisseurs : Cela peut inclure la mise à jour des informations fournisseurs, la vérification des données, etc.

Ces tâches peuvent être exécutées par le prestataire selon des directives précises fournies par l’entreprise, garantissant ainsi une prestation de qualité.

Comment procéder à l’enregistrement d’un fournisseur ?

L’enregistrement d’un fournisseur commence par la collecte des informations nécessaires à son identification. Cela inclut des informations générales telles que le nom de l’entreprise, l’adresse, le numéro de téléphone, le numéro de TVA ou encore l’adresse e-mail.

Pour assurer un suivi optimal, il est recommandé de créer une fiche fournisseur dans votre logiciel de comptabilité. Cette fiche doit contenir toutes les informations concernant le fournisseur. Vous devez aussi enregistrer les informations concernant les conditions de paiement convenues avec le fournisseur.

Ensuite, vous devez associer à chaque fournisseur un compte dans votre plan comptable. Cela facilite grandement le suivi des transactions et la tenue des comptes.

Il est conseillé de mettre à jour régulièrement ces informations pour garantir une gestion optimale de vos fournisseurs.

Comment faire pour externaliser la saisie comptable de facture ?

Pour externaliser la saisie comptable de vos factures, plusieurs étapes sont à respecter.

Identifier le prestataire : Commencez par identifier un prestataire de services qui possède une expertise dans la saisie comptable. Assurez-vous que celui-ci respecte les normes comptables en vigueur et dispose d’une bonne réputation sur le marché.

Définir le périmètre de l’externalisation : Il est essentiel de déterminer précisément quelles tâches vous souhaitez externaliser. Il peut s’agir de la saisie des factures clients, des factures fournisseurs, du suivi des règlements, etc.

Rédiger une lettre de mission : Cette étape consiste à formaliser votre relation avec le prestataire par le biais d’une lettre de mission. Celle-ci doit préciser les tâches confiées, les délais de réalisation, le coût de la prestation et les modalités de résiliation du contrat.

Mettre en place un processus de transfert des documents : Il est nécessaire de mettre en place un processus rigoureux pour le transfert des documents comptables. Cela peut se faire par l’envoi sécurisé des documents numérisés ou par la mise en place d’une liaison directe avec votre système comptable.

Suivre régulièrement les prestations : Enfin, il est important de mettre en place un suivi régulier des prestations fournies par le prestataire. Cela permet de s’assurer que la saisie des factures est réalisée correctement et dans les délais prévus.

Comment enregistrer un paiement lors de l’externalisation de la facturation ?

Lorsque vous externalisez la facturation, l’enregistrement des paiements nécessite une coordination étroite avec votre prestataire de services.

Premièrement, le prestataire doit disposer d’un système clair de suivi et de notification des paiements. Cela peut être intégré dans le système de facturation ou géré séparément.

Deuxièmement, il faut définir une procédure pour informer le prestataire des paiements reçus. Cela peut se faire par le biais d’une interface en ligne, d’un courrier électronique ou d’un document partagé.

Troisièmement, le prestataire doit mettre à jour les enregistrements de facturation en conséquence. Cela inclut la mise à jour du statut de la facture comme payée, l’enregistrement de la date de paiement, et l’ajout de notes si nécessaire.

Enfin, il est recommandé de vérifier régulièrement les enregistrements des paiements pour s’assurer qu’ils sont corrects et à jour.